Termin rozpoczęcia pracy w umowie o pracę – rubryka w której łatwo o błąd

Problematyczna rubryka we wzorze umowy

Przy zawieraniu umów o pracę powszechnie stosuje się wzór umowy zaproponowany w załączniku nr 2 do rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z 28 maja 1996 r. (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Ust. 2 tego wzoru został sformułowany jako „termin rozpoczęcia pracy”. Brzmienie tej części wzoru umowy może sugerować, że chodzi o datę pierwszego dnia roboczego. I tak też bardzo często się w umowach wpisuje. Np. w sytuacji, gdy stosunek pracy jest zawierany od 1 stycznia danego roku, w rubryce „termin rozpoczęcia pracy” wpisywana jest data: 2 stycznia. Tymczasem – taki zapis jest błędny.

Termin rozpoczęcia pracy to moment nawiązania stosunku pracy

Wyjaśnienie tego nieporozumienia znajduje się w art. 26 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że „stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy”. A więc, termin (dzień) rozpoczęcia pracy to moment, w którym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem nawiązuje się stosunek pracy. Od tej daty, kandydat do pracy nabywa status pracownika firmy, co oznacza m.in. konieczność zgłoszenia go do ubezpieczenia społecznego i rozpoczęcie biegu zakładowego stażu pracy. Okres trwania stosunku pracy nie utożsamia się jednak z okresami wykonywania obowiązków pracowniczych. Pracownik świadczy przecież pracę tylko w niektórych porach doby i nie we wszystkich dniach tygodnia – a pomimo to stosunek pracy trwa nieprzerwanie aż do dnia rozwiązania umowy.

Powyższe oznacza, że w rubryce „termin rozpoczęcia pracy” nie należy wpisywać pierwszego dnia wykonywania obowiązków – lecz uzgodniony przez strony umowy moment, od którego dana osoba jest uważana za pracownika (najczęściej – pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego).

Pierwszy dzień w pracy może ale nie musi pokrywać się z terminem rozpoczęcia pracy

Oczywiście, nie jest wykluczone, że pierwszy dzień wykonywania obowiązków pracowniczych pokryje się w datą nawiązania stosunku pracy – co ma miejsce zwłaszcza wtedy, gdy stosunek pracy nawiązuje się od dnia roboczego. Niemniej, taka sytuacja nie jest regułą.

Przykład:

Pracownikowi zatrudnionemu od 1 września 2014 r. (poniedziałek) wpisano do umowy o pracę, że terminem rozpoczęcia pracy jest „1 września 2014 r.”. W tym dniu pracownik pojawił się po raz pierwszy w pracy. Od tej daty został również zgłoszony do ubezpieczenia społecznego. Inny pracownik tej firmy został zgłoszony do ubezpieczenia społecznego od 1 czerwca 2014 r. (niedziela). Po raz pierwszy w pracy pojawił się jednak dopiero 2 czerwca (poniedziałek). W tym przypadku, w umowie jako termin rozpoczęcia pracy należy wpisać datę 1 czerwca a nie 2 czerwca.

Nie ma rubryki na pierwszy dzień wykonywania obowiązków

Może powstać w takim razie pytanie, w którym miejscu umowy o pracę określa się pierwszy dzień wykonywania obowiązków pracowniczych. Odpowiedź na to pytanie jest jednak krótka: w umowie wcale nie wyznacza się pierwszego dnia obecności w pracy. Dokumentem określającym dni i godziny pracy jest bowiem rozkład (grafik, harmonogram) a nie umowa o pracę.

Konsekwencje błędnego wypełnienia

Czy błędne wypełnienie rubryki „termin rozpoczęcia pracy” wiąże się z jakimiś konsekwencjami? Najczęściej nie. Spotkałem się już jednak w praktyce z sytuacjami, gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych nakazywał wykonanie korekt w deklaracjach w zakresie zmiany daty zatrudnienia. Bywa również, że inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy wydają wystąpienie stwierdzające błędne sporządzanie umów o pracę. 

Autor: Jakub Ziarno